Spam er en av de største tidstyvene i arbeidslivet. Undersøkelser viser at ansatte i gjennomsnitt bruker flere minutter hver dag på å sortere ut uønsket e-post – tid som kunne vært brukt på faktisk arbeid. Heldigvis finnes det en rekke effektive tiltak du kan sette i verk.

Bruk e-postklientens innebygde spamfilter

De fleste e-postklienter – som Outlook, Gmail og Thunderbird – har kraftige innebygde spamfiltre. Sørg for at filteret er aktivert og konfigurert riktig. Du kan trene filteret ved å konsekvent markere uønsket e-post som «spam» eller «søppelpost» i stedet for bare å slette den. Jo mer du trener filteret, desto bedre blir det til å gjenkjenne mønstrene i spam.

Ikke del jobbe-posten din unødvendig

En av de vanligste grunnene til at spam øker, er at e-postadressen din havner på lister den ikke burde. Vær bevisst på hvor du oppgir jobbe-posten din. Bruk en privat eller midlertidig adresse når du registrerer deg på nettsider, webinarer eller nyhetsbrev som ikke er direkte arbeidsrelaterte.

Meld deg av uønskede nyhetsbrev

Mange «spam»-meldinger er egentlig nyhetsbrev du en gang meldte deg på, men ikke lenger leser. Bruk tjenester som Unroll.me eller gå manuelt gjennom innboksen og klikk «Avslutt abonnement» på det du ikke ønsker. Dette reduserer støyen betraktelig over tid.

Sett opp regler og filtre manuelt

Både Outlook og Gmail lar deg lage egne regler som automatisk sorterer, merker eller sletter e-post basert på avsender, emneord eller domene. For eksempel kan du lage en regel som sender all e-post fra ukjente domener rett til en egen mappe for gjennomgang.

Bruk en bedriftsomfattende e-postsikkerhetsløsning

Hvis du jobber i en større organisasjon, bør IT-avdelingen ha en dedikert løsning for e-postsikkerhet. Populære verktøy inkluderer:

• Datto SaaS Defence og INKY for Office 365 – integrert løsning for Microsoft 365-brukere
• Bittdefender – avansert filtrering og trusselbeskyttelse

Vær forsiktig med å svare på spam

Hvis du svarer på en spam-e-post – selv for å si «ta meg av listen» – bekrefter du at adressen er aktiv. Dette kan faktisk føre til mer spam. Marker heller meldingen som spam og slett den uten å svare.

Aktiver Tofaktorautentisering og passordrutiner

Spam og phishing går hånd i hånd. Hvis kontoen din blir kompromittert, kan den bli brukt til å sende spam til andre. Sørg for å bruke sterke, unike passord og aktiver Tofaktorautentisering (2FA) på jobbe-posten din.

Følg rutiner for rapportering av phishing

Dersom du mottar phishing-forsøk – e-poster som prøver å lure deg til å oppgi passord eller klikke på skadelige lenker – bør du alltid rapportere disse til IT-avdelingen. Mange e-postklienter har en egen «Rapporter phishing»-knapp for dette formålet.

Oppsummering

Å bekjempe spam krever en kombinasjon av gode vaner og de riktige tekniske verktøyene. Start med å aktivere og trene spamfilteret, vær kritisk til hvor du deler e-postadressen din, og samarbeid med IT-avdelingen om en helhetlig løsning. Med disse tiltakene kan du redusere spam betydelig og få en ryddigere og mer produktiv innboks.