Stadig flere norske SMB-er tar i bruk KI-verktøy som Microsoft 365 Copilot – ofte uten å ha full oversikt over hvilke data disse verktøyene faktisk får tilgang til. Kombinasjonen av regnskapssystem, OneDrive/SharePoint og KI-agenter kan skape uventede sikkerhetshull dersom tilganger, delingsinnstillinger og databehandleravtaler ikke er på plass. Denne artikkelen går gjennom konkrete tiltak SMB-er kan iverksette – fra Copilot-spesifikke innstillinger til hvordan man bør følge opp regnskapsleverandøren – for å sikre at bedriftsdata ikke misbrukes eller havner på avveie.

Microsoft 365 og Copilot-spesifikt

• Gjennomgå Copilot-tilganger – Microsoft 365 Copilot arver brukerens eksisterende tilganger. Hvis noen har for vide rettigheter (f.eks. tilgang til hele SharePoint i stedet for kun sin avdeling), vil Copilot kunne hente frem og oppsummere data de egentlig ikke burde se
• Sensitivity labels (merking av sensitivitet) – bruk Microsoft Purview til å merke dokumenter som «Konfidensielt» eller «Kun intern bruk». Riktig konfigurert kan dette hindre at Copilot inkluderer slikt innhold i svar til uautoriserte brukere
• Deaktiver «Connected Experiences» / optional diagnostic data der det ikke er nødvendig, i Microsoft 365 admin-senteret
• Sjekk om organisasjonen har Copilot-lisens i det hele tatt – uten aktiv lisens skal ikke bedriftsdata brukes til trening av offentlige modeller, men det er verdt å verifisere i leieavtalen/DPA-en (databehandleravtalen)

SharePoint/OneDrive

• Prinsippet om minste privilegium – gå gjennom delingsinnstillinger jevnlig. Unngå «Alle i organisasjonen kan redigere»-lenker som standard
• Fjern gamle, ubrukte deling-lenker – disse er ofte en glemt inngangsport, spesielt hvis en KI-agent (intern eller ekstern) får bred søketilgang
• Aktiver revisjonslogging (audit log) i Microsoft Purview slik at dere kan spore hvem/hva som har åpnet eller endret filer

Det nettbaserte regnskapssystemet

Dette er ofte den største blindsonen:

• Sjekk leverandørens databehandleravtale (DPA) – spør eksplisitt: Brukes våre data til å trene KI-modeller, deres egne eller tredjeparts? Mange regnskapssystemer har innført KI-funksjoner (f.eks. automatisk bilagsgjenkjenning) uten at kundene er klar over datadelingsvilkårene
• Se etter en «opt-out av KI-trening»-innstilling – flere leverandører (f.eks. Tripletex, Fiken, PowerOffice, Visma) har egne personvernsider som beskriver dette. Verdt å sjekke direkte
• To-faktor autentisering (2FA) er et must for regnskapssystemet, siden det ofte er koblet til bank og betalingsløsninger

Generelle tiltak på tvers

1. Retningslinjer for KI-bruk – lag en enkel policy for ansatte: hvilke KI-verktøy er godkjent, og hvilke data (kundedata, personnummer, økonomital) skal aldri limes inn i offentlige KI-chatboter (ChatGPT, Gemini, osv.)
2. Data Loss Prevention (DLP) – Microsoft 365 har innebygde DLP-regler som kan varsle eller blokkere hvis f.eks. et fødselsnummer eller kontonummer forsøkes delt eller limt inn i en ekstern tjeneste
3. Skjulte «shadow AI»-verktøy – kartlegg om ansatte bruker private KI-kontoer (privat ChatGPT-abonnement) til jobbrelaterte oppgaver. Dette er en av de vanligste lekkasjekildene i SMB-er
4. Kryptering og backup – sørg for at OneDrive/SharePoint har versjonering aktivert, slik at data kan gjenopprettes ved feil eller misbruk
5. Personvernforordningen (GDPR) – husk at all bruk av KI på persondata (kunde-/ansattopplysninger) må ha rettslig grunnlag og eventuelt DPIA (personvernkonsekvensvurdering) hvis risikoen er høy

Praktisk startpunkt

For en SMB uten dedikert IT-sikkerhetsressurs, vil jeg anbefale å starte med:

1. Les databehandleravtalen til regnskapssystemet nøye
2. Gjennomgå delingstillatelser i SharePoint/OneDrive
3. Lag en enkel, kort KI-brukspolicy for de ansatte