Denne artikkelen bygger på innsikt og erfaringer delt av Roy Morken, medgrunnlegger av Datafolka, i et debattinnlegg publisert på digi.no 20. mai 2026. Innholdet er faglig bearbeidet og sammenstilt for å gi en praktisk veiledning til virksomheter som ønsker bedre kontroll på SaaS-kostnader.

Et økende og ofte usynlig kostnadsproblem

I moderne virksomheter har bruk av SaaS (Software as a Service) blitt standard. Samtidig opplever mange at kostnadene vokser raskere enn både bruk og verdi.

Erfaringer fra norske virksomheter viser at selskaper ofte betaler betydelige beløp for:

• Verktøy som overlapper funksjonelt
• Lisenser som ikke lenger er i bruk

I flere gjennomganger av selskaper med 50 til 500 ansatte fremkommer et tydelig mønster: manglende styring av SaaS-porteføljen fører systematisk til overforbruk.

I ett eksempel ble lisenskostnader redusert betydelig etter en gjennomgang – uten tap av funksjonalitet. Dette illustrerer et viktig poeng: Besparelser handler sjelden om å kutte bruk, men om å fjerne sløsing.

Hvorfor SaaS-stacken vokser ukontrollert

Den viktigste driveren bak overforbruk er desentralisert innkjøp av programvare.

Typiske årsaker inkluderer:

• Avdelinger gjør egne anskaffelser uten koordinering
• Gratisversjoner tas i bruk og «glir over» i betalingsabonnementer
• Manglende rutiner for å avslutte eller redusere lisenser

Når flere team velger egne verktøy, oppstår det ofte funksjonell overlapp. Samtidig blir lisenser stående aktive etter rolleendringer eller når ansatte slutter.

Bransjedata peker på at en betydelig andel av betalte lisenser i praksis ikke brukes – noe som representerer et direkte økonomisk tap.

Fire spørsmål som gir rask kontroll

Inspirert av anbefalingene fra Roy Morken kan virksomheter stille fire enkle spørsmål før de fornyer avtaler:

1. Hvor mange bruker verktøyet aktivt?
   Fokuser på faktiske innlogginger, ikke antall kjøpte lisenser.
2. Hvilke funksjoner er kritiske i praksis?
   Hvis kun et fåtall funksjoner brukes, kan enklere eller rimeligere alternativer være tilstrekkelig.
3. Hvor krevende er det å bytte løsning?
   Vurder migrasjonskostnaden i arbeidstid – ikke bare i antatt økonomisk risiko.
4. Hvem har eierskap til verktøyet?
   Manglende eierskap fører nesten alltid til manglende oppfølging av kostnader.

Disse spørsmålene gir et konkret grunnlag for beslutninger og kan gjennomføres på relativt kort tid.

Tre tiltak som gir dokumentert effekt

Basert på praktiske erfaringer fra SaaS-revisjoner fremheves særlig tre tiltak:

1. Etabler en enkel oversikt

• • Et regneark er ofte nok. Oversikten bør inneholde:
    • Verktøy
    • Eier
    • Kostnad
    • Fornyelsesdato
    • Antall aktive brukere

Det avgjørende er ikke verktøyet, men disiplinen i oppfølgingen.

2. Forhandle før avtalen fornyes

• • Leverandører er langt mer fleksible i forkant av fornyelser enn etter. Å starte dialog tidlig kan gi betydelige rabatter og bedre vilkår.

3. Konsolider med analyse – ikke prinsipp

• • Å redusere antall verktøy kan være fornuftig, men ikke automatisk lønnsomt. I noen tilfeller kan samleløsninger bli dyrere enn flere spesialiserte verktøy.

Derfor bør beslutninger baseres på reell bruk og kost–nytte-vurderinger.

Ledelsesforankring er avgjørende

Selv om tiltakene er enkle, blir de ofte ikke gjennomført uten tydelig eierskap. Erfaring viser at initiativet må forankres hos IT-ledelse eller teknologiansvarlig for å få nødvendig fremdrift.

Når arbeidet først prioriteres, kan en full gjennomgang av en typisk SaaS-portefølje gjennomføres på relativt kort tid – ofte i løpet av et par uker.

Konklusjon

SaaS gir fleksibilitet og innovasjon, men uten strukturert styring kan det bli en kostnadsfelle. Ved å etablere enkle rutiner for oversikt, evaluering og forhandling, kan virksomheter redusere kostnader betydelig – uten å gå på bekostning av funksjonalitet.

Innsikten fra Roy Morken og Datafolka peker på en tydelig realitet: utfordringen er godt kjent, løsningene er tilgjengelige – det som kreves, er at noen faktisk tar ansvar for å gjennomføre dem.